転職活動で多くの人が最初につまずくのが、職務経歴書作成です。
書こうとすると意外と悩むことが多く「もうめんどくさい…」となりがちなんですよね。
しかし、職務経歴書をしっかり作り込めば、書類選考の通過率が上がり、転職活動全体の効率も大きく改善します。
そこで本記事では、単なる書き方ではなく「職務経歴書の考え方」を整理していきます。
職務経歴書作成が面倒になる理由
まずは、なぜ職務経歴書作成が面倒に感じるのか、その心理を解説していきます。
自分がどこで何を面倒だと感じてるか知ることで「今何をすべきか？」「効果的な方法は？」といった課題も見えてくることでしょう。
シンプルに忙しい
職務経歴書を書くのが面倒になる理由として、まずシンプルに忙しいことがあります。
働きながら転職活動する場合、平日は仕事で疲れています。
帰宅後に求人を見て、職務経歴書を書いて、自己PRを考えて、応募先に合わせて調整する。
正直、かなりだるいです。
「転職したい」と思っていても、目の前の仕事で疲れ切っていると、職務経歴書を書く気力なんて残りません。
それなのに、転職ノウハウでは「職務経歴書を作り込みましょう」「応募先に合わせましょう」と、さらっと言ってきます。
いや、それができたら苦労しないんだが…という話です。
職務経歴書がめんどくさいのは、やる気がないからではなく、普段の仕事だけで考える余裕を使い切っているからです。
だからこそ、まとまった時間で一気に書くより、疲れていない時に少しずつ進める前提で考えたほうが現実的です。
自分の過去と向き合うのがしんどい
職務経歴書を書く作業は、自分の過去と向き合う作業でもあります。
今までどんな仕事をしてきたのか。
何を任されてきたのか。
どんな成果を出したのか。
何ができるようになったのか。
こうしたことを振り返ると、思い出したくないことまで出てきます。
評価されなかったこと。
失敗した仕事。
何となく流されるように働いてきた期間。
職務経歴書は日記ではなく、企業に見せるための書類です。
だから、自分の過去をただ思い出すだけでなく、他人に評価される形に整えなければなりません。
これがしんどい。
ただし、職務経歴書は過去の自分を裁くための書類ではありません。
過去の仕事を材料にして、次の職場で何ができるかを伝える資料です。
最初からきれいにまとめようとせず、まずは思い出せることを雑に書き出すだけでも十分です。
実績や成果のなさに嫌になる
職務経歴書を書いていると、多くの人が「自分には書ける実績がない…」と感じます。
売上を大きく伸ばしたわけでもない…
表彰されたこともない…
ただ言われた仕事をやってきただけでは…
この感覚はかなり強敵です。
とくに派手な成果がない人ほど、職務経歴書を書く手が止まりやすいです。
たしかに、数字で成果を書けるなら強いです。
売上、達成率、対応件数、改善率、削減時間などがあれば、相手にも伝わりやすくなります。
ただ、すべての仕事にわかりやすい数字があるわけではありません。
事務、接客、製造、サポート、アシスタント業務などは「毎日ミスなく回す」「周りを支える」「問題が起きないようにする」こと自体が価値になる場合もあります。
大事なのは、成果を無理に盛ることではありません。
自分が何を担当し、どんな工夫をし、何を任されてきたのかを相手に伝わる形にすることです。
たとえば、処理件数、対応相手、ミス防止の工夫、周りから頼られていたことなども、職務経歴書の材料になります。
実績がないのではなく、実績として見える形に変換できていないだけかもしれません。
正解のないしんどさ
職務経歴書がめんどくさい理由のひとつが、正解がないことです。
履歴書なら、氏名、住所、学歴、職歴、資格など、書く項目がある程度決まっています。
しかし、職務経歴書は自由度が高いです。
編年体式、逆編年体式、キャリア式など、形式も複数あります。
さらに、営業なら数字を強めに出したほうがよく、事務なら正確性や処理能力、エンジニアなら使用技術や担当範囲が重要になるなど、職種によって見せ方も変わります。
その結果、
「この書き方で合ってるのか？」
「もっと良い表現があるのでは？」
「自己PRはこれでいいのか？」
と迷い始めます。
そして、迷っているうちに面倒になって閉じる。
これが、職務経歴書あるあるです。
ただ、最初から正解の職務経歴書を書く必要はありません。
職務経歴書は、面接やエージェント面談の中で改善していくものです。
一発で正解を出す書類ではなく、相手の反応を見ながら調整していく資料だと考えたほうが気が楽になります。
自分のやってきたことを上手く説明できない
職務経歴書でつまずきやすいのが、自分のやってきたことを上手く説明できないことです。
仕事そのものは毎日やっている。
でも、それを言葉にしようとすると急に難しくなる。
これはかなり普通です。
仕事をしている時は「説明するため」に働いているわけではないからです。
目の前の業務をこなす。
上司に言われたことをやる。
取引先に対応する。
現場の問題を処理する。
そうやって日々の仕事を回しているだけだと、自分の経験を転職市場で通じる言葉に変換する機会がありません。
たとえば、自分では「雑務」と思っていた仕事でも、言い換えれば、社内調整、顧客対応、進行管理、在庫管理、業務改善などと表現できることがあります。
自分では当たり前にやっていたことでも、求人票の言葉に置き換えると、急に経歴として見えることがあるのです。
職務経歴書で必要なのは、立派な実績だけではありません。
自分の経験を相手に伝わる言葉へ翻訳する力です。
職務経歴書作成のめんどくささを克服するコツ
ここからは、職務経歴書作成のめんどくささを克服する、ちょっとした小技・テクニックについてご紹介していきます。
今日からすぐ試せるアイデアばかりですので「その発想はなかった…」「これならできそう！」と思ったものから試していきましょう。
転職サイトのフォーマットを活用する
職務経歴書を書くのが面倒なら、まず転職サイトのフォーマットを使いましょう。
ゼロから自分で作ろうとすると、何を書けばいいのか、どの順番で書けばいいのか、どれぐらいの分量がいいのかまで考える必要があります。
それだけで嫌になります。
だから、最初はテンプレートに頼ってOKです。
特に、リクナビNEXTの職務経歴書テンプレートは実用性が高いです。
職務経歴書には、主に以下のような形式があります。
- 編年体式：古い経歴から順番に書く形式
- 逆編年体式：新しい経歴から順番に書く形式
- キャリア式：職種や担当領域ごとにまとめる形式
最初から「どれが正解か」と悩みすぎる必要はありません。
まずは一番書きやすい形式で作れば十分です。
職務経歴書で一番まずいのは、完成度が低いことではなく、何も書かないまま転職活動が止まることです。
AIで草案を書き出してから修正していく
職務経歴書が面倒なら、AIで草案を書き出すのも有効です。
ただし、AIに丸投げしてそのまま使うのは危険です。
きれいな文章に見えても、実際の仕事内容や本人の温度感とズレることがあるからです。
職務経歴書で大事なのは、きれいな文章ではありません。
面接で聞かれた時に、自分の言葉で説明できる内容になっていることです。
なので、AIは完成品を作る道具ではなく、草案を出す道具として使うのがちょうどいいです。
たとえば、
- 箇条書きの仕事内容を職務経歴書っぽく整理してもらう
- 自分の業務内容を求人票に出てくる言葉へ言い換えてもらう
- 自己PRのたたき台を複数パターン出してもらう
という使い方です。
そのうえで、違和感のある表現を削り、自分の実感に近い言葉へ直し、面接で聞かれても答えられる内容だけ残す。
この流れなら、かなりラクになります。
業界用語や求人票の言葉を取り入れる
職務経歴書を書く時は、業界用語や求人票の言葉を取り入れることも大事です。
企業や転職サービスは、あなたの経歴を「相手に伝わる言葉」で見ています。
自分では普通にやっていた仕事でも、言葉の選び方がズレていると伝わりません。
たとえば、自分では「お客さん対応」と思っていても、求人票では「顧客折衝」「カスタマーサポート」「クライアント対応」と書かれているかもしれません。
自分では「作業の段取り」と思っていても、「進行管理」「工程管理」「オペレーション改善」と呼ばれているかもしれません。
この言い換えができるかどうかで、職務経歴書の印象はかなり変わります。
特に転職サイトや転職エージェントでは、登録された職務経歴書の内容を見て求人紹介が行われます。
つまり、職務経歴書の中に業界で使われる言葉が入っていないと、本来なら紹介されるはずの求人に引っかからないこともあり得るわけです。
求人票をいくつか見て、よく出てくる言葉を拾い、自分の経験に当てはまるものを職務経歴書に入れていきましょう。
お気持ちや人柄についてもアピールしておく
職務経歴書というと、実績やスキルだけを書けばいいと思われがちです。
たしかに、転職では「何ができるか」が重要です。
ただし、それだけだと無機質な経歴書になります。
人事や面接官は、スキルだけでなく、その人がどういう考え方で仕事をするのか、周りとどう関わるのか、任せた時にどんな動き方をするのかも見ています。
なので、職務経歴書には、多少はお気持ちや人柄も入れておいたほうがいいです。
もちろん、ただの感想はいりません。
「人と話すのが好きです」
「明るい性格です」
「御社の理念に共感しました」
このあたりをそのまま書いても、薄いです。
大事なのは、性格や価値観が仕事でどう活きたのかまで書くことです。
たとえば、慎重な性格ならミス防止の確認フローを作った、人の話を聞くのが得意なら顧客対応でクレームを抑えた、黙々と作業できるなら長時間の入力や検品を安定して続けられた、という具合です。
人柄も仕事の進め方に変換できれば、ちゃんとアピールになります。
一気に書き上げる必要はないと知っておく
職務経歴書作成で一番大事なのは、一気に書き上げようとしないことです。
職務経歴書は、一日で完成させるものではありません。
むしろ、少しずつ育てるものです。
最初は箇条書きでいいです。
何をやっていたか。
誰と関わっていたか。
何を任されていたか。
どんな工夫をしたか。
どんな失敗や改善があったか。
これを雑に出すだけで十分です。
その後、時間を置いて見直し、求人票を見ながら言葉を置き換え、第三者に見せて伝わりにくい部分を直し、応募先に合わせて削っていく。
この繰り返しで、職務経歴書は徐々に整っていきます。
半年から1年ぐらいのスパンでキャリアを棚卸ししておくと、いざ転職したくなった時にかなりラクです。
逆に、退職したくなってから焦って作ると、かなりしんどいです。
職務経歴書は転職する直前に作るものではなく、いつでも転職できる状態を作るための資料だと考えておきましょう。
転職サービスを活用する
もし職務経歴書作成で困っているなら、素直に転職サービスを活用するのも手です。
最近の転職サービスでは、職務経歴書作成が楽になる仕組みも用意されています。
たとえば、
- 職務経歴を決められたフォーマットに記入するだけで済む
- 入力した情報から職務経歴書をAIで作成してくれる機能がある
- 職務経歴書なしで面接できる求人がある
といった形です。
とくに未経験向けの求人や若手向けの転職サービスでは、最初から完璧な職務経歴書を求められないこともあります。
「職務経歴書を書かないと転職活動できない」と思い込んでいる人ほど、ここは知っておいたほうがいいです。
また、職務経歴書は一度作って終わりではありません。
転職サービスに登録して職務経歴を入力しておけば、
- 届く求人の傾向を見ながら職務経歴を調整できる
- プロのアドバイザーから添削してもらえる
- 応募しながら、自分の経歴がどう見られているか確認できる
といったメリットもあります。
つまり「職務経歴書を完璧に完成させてから応募する」よりも、とりあえず雑でもいいので職務経歴を記入して、応募しながら直していくほうが現実的です。
案外、職務経歴書が多少テキトーでも書類選考に通ることはあります。
逆に「思ったより職務経歴書の完成度を見られていなかった」「そもそも職務経歴書が必要なかった」と気づくケースもあります。
こうしたことは、実際に転職サービスに登録して求人に応募してみたり、プロに相談してみないとわかりません。
職務経歴書を一人で抱え込むより、外の仕組みを使ったほうが負担はかなり軽くなります。
この記事を最後まで読んだ今なら、職務経歴書の作り方や転職サービスの使い方に対する意識も少し変わっているはずです。
この機会に、当サイトで紹介している転職サービスの中から、自分に合ったものを見つけてみてください。
